Політики для донорів або для організації: як знайти баланс між вимогами і фактичними умовами.

Чому організаціям важливо документувати процеси -- і як знайти баланс між звітністю перед донорами й ефективною щоденною роботою.

Перш ніж перейти до практики, давайте зосередимося на теоретичних аспектах. Політика організації являє собою документ, який визначає правила або норми для конкретного процесу чи ролі в межах організації. У цьому можна побачити важливий елемент: регулювання вже існуючих процесів або позицій.

Наприклад, якщо в установі існують конкретні норми, відповідно до яких усі волонтери та співробітники мають право на 15 днів відпустки протягом року, то ця інформація буде закріплена в документі політики управління персоналом.

Часто організації громадянського суспільства (ОГС) звертаються до МКФ з проханням допомогти створити структуру та налагодити процеси, оскільки їхні існуючі підходи є занадто "хаотичними". Проте, вже на початку я дізнаюся, що в них є політики, "розроблені для донорів". Таким чином, процес відбувається в зворотному порядку: замість того, щоб спочатку встановити ефективні процедури, а потім зафіксувати їх у політиках, вони формують документи, що відповідають побажанням донорів, залишаючи на практиці безлад замість необхідної організації.

Одночасно, донори часто встановлюють вимоги до процесів, які не можуть і не повинні бути характерними для місцевих організацій, особливо тих, що працюють в умовах серйозної кризи. Я неодноразово вступав у дискусії з донорами, які наполягають на наявності екологічної політики в організаціях громадянського суспільства, що прагнуть отримати невеликий грант. Наприклад, в організації, яка займається порятунком життів і евакуацією цивільних осіб, наявність процедури екологічної відповідальності може бути не на часі. Але про це поговоримо пізніше.

Де ж, власне, знаходиться ця рівновага між цими двома учасниками?

Давайте проаналізуємо аспекти.

Донор завжди зобов'язаний звітувати перед своїм донора. Важливо усвідомлювати, що грантодавець має відповідальність за всі кошти, які він виділив вам та іншим організаціям. Він контролює, щоб ви не зловживали цими ресурсами, а також щоб усі заплановані показники були досягнуті. Запит донорів на наявність політик пов'язаний із прагненням забезпечити свою безпеку. Чому це так важливо? Якщо в організації існує документ, що регламентує принципи та правила протидії корупції, це свідчить про те, що вона, найімовірніше, дотримується цих норм, що значно знижує ймовірність виникнення ризиків.

Донорам важливо усвідомлювати, що організація функціонує не в хаотичному режимі, а має визначені процеси та процедури. Вона категорично заперечує все, що може бути визнано «негативним», активно здійснюючи моніторинг і ведучи щоденну роботу для уникнення таких ситуацій. Хоча 100% гарантій не може бути, саме для цього впроваджуються різноманітні перевірки, регуляції та обмеження.

Дійсно, донори часто виявляють надмірну обережність, встановлюючи вимоги, які не відповідають реаліям. Це, на жаль, є серйозною проблемою в усьому донорському середовищі. У критичних обставинах та питаннях локалізації ресурсів найбільш результативні саме ті донори, які готові ризикувати.

2. Оперативна група служб або отримувач гранту

Цілком зрозуміло, що кожна організація громадянського суспільства (ОГС) має на меті досягнення своїх статутних завдань та вирішення специфічної проблеми, навколо якої вона була заснована. Одним з найважливіших засобів для реалізації цих завдань є отримання фінансових ресурсів для діяльності, яка, на думку ОГС, сприятиме вирішенню цієї проблеми або навіть повному її усуненню.

Відповідно, коли організації подають заявки на гранти або проходять етап перевірки (due diligence), вони часто терміново розробляють політики за допомогою штучного інтелекту або ж запозичують їх у своїх колег, нерідко не ознайомлюючись із самим змістом документів.

Здавалося б, якщо саме це перешкоджає їм досягти важливої мети, то в чому тут проблема? Можливо, це всього лише формальність.

А катастрофа стається тоді, коли організація стикається з тією самою хаотичністю команди. Вони отримали гранти, мають дуже багато відповідальності перед донорами, купу процесів, які ніяк не описані й не організовані -- вони тонуть в операційці. А також важливо, що вони дуже активно шукають наступне фінансування, адже швидше за все вже несуть відповідальність за підтримку бенефіціарів, працівників тощо.

У той час організації усвідомлюють необхідність "структурування" своєї діяльності. У найкращому випадку вони починають усвідомлювати причини, з яких донори висували ці політики.

Зазвичай їхній запит зводиться до необхідності органічно структурувати всю діяльність, беручи до уваги їхні поточні процеси. Однак в організації вже існує безліч політик, які ніхто не ознайомлювався, і які описують певні процедури, які, очевидно, не відповідають реальному стану справ у компанії.

Давайте розглянемо питання: "Чи необхідні політики донорам або ж організаціям?"

Донори шукають захист, тоді як організації потребують фінансових ресурсів, але їм необхідно усвідомлювати, чому донори запроваджують ці політики. Набагато простіше з самого початку налагодити процеси, аніж намагатися впорядкувати безлад. Крім того, рано чи пізно організаціям доведеться стикатися з ризиками, від яких їх можуть убезпечити певні політики.

Також слід зазначити, що процес due diligence часто включає перевірку політик на наявність плагіату та використання штучного інтелекту. Крім того, під час особистих зустрічей з командою донори або аудитори, як правило, запитують про реальні практики, що застосовуються в організації. Якщо вони виявляють невідповідності між цими практиками та формально затвердженими політиками, це може призвести до незарахування відповідного пункту.

Отже, важливість балансу є очевидною в усіх сферах. Ставтеся до документів, які ваша організація приймає, із належною повагою та відповідальністю. Працюйте над створенням процесів, які допоможуть зменшити ризики як для вашої ОГС, так і для донорів, оскільки ці аспекти тісно пов'язані між собою. Не забувайте пояснювати донорам, чому деякі процеси відсутні у вас і чому їх впровадження в вашій ситуації не є пріоритетним завданням.