7 факторів для вибору сервісу електронного підпису
Сьогодні ви можете легко підписати документ онлайн всього лише за кілька натискань на смартфон завдяки електронному підпису. Ця технологія допомагає заощадити час, спростити облік, зменшити використання паперу та знизити рівень бюрократії. Проте як обрати надійний сервіс серед численних варіантів? У цьому матеріалі ми підготували 7 основних критеріїв, які варто врахувати при виборі платформи для електронного підпису.
Сервіс повинен відповідати українським законодавчим нормам, зокрема Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", щоб електронні підписи мали юридичну силу. Окрім того, необхідно забезпечити відповідний рівень захисту, відповідно до стандартів ISO 15408. Перш ніж розпочати, важливо перевірити, чи має компанія легітимний статус у правовій системі. У цьому можуть бути корисними:
Opendatabot і YouControl - це онлайн-сервіси, які пропонують доступ до інформації про українські компанії та їхніх власників.
- iprop-ua - платформа для знаходження торгових марок;
- публічна оферта і політика конфіденційності - на сайті компанії має бути окремий розділ (зазвичай в самому низу), присвячений оферті, інформації про компанію, а також тому, як користуватися платформою та як ваші дані захищають та використовують.
Перед тим як підписати документ в інтернеті, важливо звернути увагу на питання безпеки, які можуть бути викладені в розділі частих запитань (FAQs). Наприклад, у Dubidoc можна знайти інформацію про те, що дані користувачів зберігаються в надійному хмарному сховищі Amazon, а також отримати вказівки щодо перевірки автентичності підпису через державний онлайн-сервіс.
Платформа для підписання документів повинна бути легкою у використанні з самого першого натискання, без необхідності в тривалих інструкціях або зверненнях до служби підтримки. Найкраще, коли весь процес виконується за кілька простих кроків: завантажити, підписати та надіслати через зручний месенджер чи електронну пошту – як це реалізовано в Dubidoc.
Якщо користувач стикається з труднощами в навігації інтерфейсу або не знає, як завантажити файл та підписати документ в онлайн-режимі, це може свідчити про необхідність перегляду доцільності використання цієї платформи.
Якісний сервіс повинен відповідати вашим потребам і включати необхідні функціональні можливості. Для підприємців, які ведуть бізнес через ФОП, ТОВ чи іншу організаційно-правову форму, потрібен широкий спектр опцій. Натомість, для фізичних осіб достатньо лише базових, але найважливіших функцій.
Слід акцентувати увагу на таких аспектах:
- ліміт вхідних-вихідних документів;
- наявність підпису одразу кількох документів;
- здатність працювати з необхідним форматом електронного підпису;
- Чи потрібно реєструвати інших підписантів?
- можливість спільного доступу інших користувачів із вашої організації;
- чи є окремі ролі для перевірки документа;
- можливість зміни тексту й коментування документів прямо в сервісі;
- наявність структурованої системи тек;
- чи є мобільні версії для Android / iOS тощо.
Важливо чітко усвідомити свої потреби та доступні можливості, щоб процес онлайн-підписання документів не перетворився на марнування часу, сил та фінансів.
Завжди важливим є співвідношення "ціна-якість". Різні сервіси пропонують підпис документів на різних умовах: десь це безоплатно, десь це передплата за місяць/рік, а десь - за кількість відправлених документів. Порівняйте ціни та набір можливостей, зважуючи всі "за" та "проти" конкретно для вас.
Наприклад, Dubidoc пропонує безкоштовний тариф, що чудово підходить для приватних осіб, а також для мікро- та малих підприємств (ФОП) з обмеженим обсягом документообігу — до 10 підписів на місяць. Для середнього та великого бізнесу, які потребують розширених можливостей і більшої кількості підписів, доступні інші тарифні плани за прийнятною ціною.
Перевірте, чи платформа забезпечує підтримку розширених та професійних електронних цифрових підписів. Також важливо впевнитися, що ви зможете підписати документи в необхідному форматі, до яких належать:
- хмарний підпис - ключі, що зберігаються на захищеному віддаленому сервері;
- токен - це захищений пристрій, такий як флешка або смарт-картка, що містить приватний ключ;
- файловий ключ - зберігається на вашому пристрої (ноутбук, смартфон, комп'ютер тощо).
Таким чином, ви та інша сторона матимете всі необхідні можливості та комфорт для підписання документа в онлайн-форматі.
Навіть найзручніша платформа може викликати уточнюючі запитання. Тому важливо, щоб служба підтримки була на зв'язку й швидко реагувала через зручні для користувачів канали: чат, соцмережі, месенджери, телефон. Список доступних засобів зв'язку з підтримкою можна знайти на сайті компанії, а крім цього оцінити рівень обслуговування допоможуть відгуки користувачів і ваш особистий досвід звернення.
Перед тим як надати свої особисті дані та підписати документ в онлайн-сервісі, рекомендується ознайомитися з відгуками інших користувачів. Перевірте думки на офіційному сайті та на сторонніх платформах, таких як Google, Facebook, Instagram, LinkedIn тощо. Звертайте увагу не тільки на загальний рейтинг, але й на конкретні деталі: як сервіс справляється з проблемами, як реагує на негативні коментарі, а також на тривалість обробки запитів.
Якщо ви помічаєте співпрацю сервісу з популярними брендами, яким ви надаєте перевагу, це свідчить про те, що можна з високою ймовірністю довіряти і самому сервісу.
Коли ви обираєте платформу для онлайн електронного підпису документів, важливо підходити до цього питання з особливою ретельністю. Вона повинна відповідати юридичним вимогам, а також бути зручною, функціональною і надійною. Ознайомтеся з відгуками, проаналізуйте тарифи і оцініть зручність використання - лише після цього приймайте рішення. Використовуйте наші 7 критеріїв, щоб забезпечити оптимальний вибір.
